CRM Berbasis Cloud Computing SAAS Menggunakan SugarCRM

CRM BERBASIS CLOUD COMPUTING SAAS

SugarCRM

TUGAS PROJECT 1

Mata Kuliah:

Teknologi Migrasi

Dosen Pengampu:

I Nyoman Sujana S., ST., MTI.

Oleh:

Tio Setia Hati
4615030007 - TMJ 6

PROGRAM STUDI TEKNIK MULTIMEDIA DAN JARINGAN

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA DAN KOMPUTER

POLITEKNIK NEGERI JAKARTA

Jln. Prof. Dr. G.A Siwabessy, Kampus Baru UI Depok 16424

Telp : +6221 7270044 Fax : (021) 7270034

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ........................................................................................................................ 1

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................................ 2

1. Pendahuluan ................................................................................................................. 4

2. Spesifikasi Minimum yang diperlukan ....................................................................... 5

3. Panduan Installasi pada XAMPP Windows ............................................................... 5

4. Konfigurasi Sistem ...................................................................................................... 14

1. Setting Email ........................................................................................................... 14

2. Management Password............................................................................................ 15

3. User Management ................................................................................................... 15

5. Panduan Penggunaan Sugar CRM ............................................................................. 17

1. Sales Account .......................................................................................................... 17

2. Menu Campaigns Online ......................................................................................... 18

3. Email Template ........................................................................................................ 19

4. Menu Support Cases ............................................................................................... 21

5. Logout ...................................................................................................................... 23

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Logo SugarCRM ............................................................................................... 4

Gambar 2 Tampilan utama SugarCRM ............................................................................. 5

Gambar 3 Ready to Install ................................................................................................. 6

Gambar 4 License Acceptement ....................................................................................... 6

Gambar 5 Installation Options ........................................................................................... 7

Gambar 6 Database Type ................................................................................................. 7

Gambar 7 Database Configuration.................................................................................... 8

Gambar 8 Site Configuration............................................................................................. 9

Gambar 9 Confirm Setting ................................................................................................ 10

Gambar 10 Perform Setup................................................................................................. 11

Gambar 11 Login SugarCRM ............................................................................................ 11

Gambar 12 Welcome to Sugar! ......................................................................................... 12

Gambar 13 Informasi Data Diri .......................................................................................... 12

Gambar 14 Your Locale...................................................................................................... 13

Gambar 15 You are ready to use Sugar! ........................................................................... 13

Gambar 16 Tampilan utama web SugarCRM.................................................................... 14

Gambar 17 Menu Email Setting ........................................................................................ 14

Gambar 18 Setting Konfigurasi email ................................................................................ 14

Gambar 19 Contoh Test Email .......................................................................................... 15

Gambar 20 Password Management .................................................................................. 15

Gambar 21 Menu Password Management ........................................................................ 15

Gambar 22 User Management .......................................................................................... 16

Gambar 23 Menu User Management ................................................................................ 16

Gambar 24 Create New User ............................................................................................ 16

Gambar 25 Menambah User Baru ..................................................................................... 16

Gambar 26 User telah ditambahkan .................................................................................. 16

Gambar 27 Menu Sales Account ....................................................................................... 17

Gambar 28 Create Sales Account ..................................................................................... 17

Gambar 29 Download Import File Template ...................................................................... 17

Gambar 30 Confirm Import File Properties ........................................................................ 18

Gambar 31 Sub Menu Campaign ...................................................................................... 18

Gambar 32 Campaign Wizard ........................................................................................... 18

Gambar 33 Form Campaign Header ................................................................................. 19

Gambar 34 Form Campaign Budget .................................................................................. 19

Gambar 35 Campaign Tracker .......................................................................................... 19

Gambar 36 View Campaign ............................................................................................... 19

Gambar 37 Menu Email Template ..................................................................................... 20

Gambar 38 Create Email Template ................................................................................... 20

Gambar 39 View Email Template ...................................................................................... 20

Gambar 40 Set Up Email ................................................................................................... 20

Gambar 41 Email Setup for Campaigns ............................................................................ 20

Gambar 42 New Mail Account ........................................................................................... 21

Gambar 43 Summary Email Setup .................................................................................... 21

Gambar 44 Menu Support Cases ...................................................................................... 22

Gambar 45 Create Case .................................................................................................... 22

Gambar 46 View Case ....................................................................................................... 22

Gambar 47 Download Import File Template ...................................................................... 23

Gambar 48 Format File Excel Template ............................................................................ 23

Gambar 49 Logout ............................................................................................................. 23

1. Pendahuluan

Gambar 1 Logo SugarCRM

SugarCRM merupakan aplikasi opensource untuk CRM (Customer Relationship Mangement) berbasis Cloud Computing yang dapat dijalankan pada server dan komputer biasa. SugarCRM dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MYSQL, sehingga dapat dijalankan di beragam sistem operasi (Linux, Windows, Mac OS, Free BSD, dan lainnya) dengan menggunakan aplikasi web server, database server, dan bisa di akses melalui web browser. SugarCRM juga mempunyai lisensi opensource GNU AGPL. SugarCM mendukung jenis layanan SAAS (Software as a Service) untuk memudahkan penggunanya. Melalui aplikasi ini, pengguna dapat menggunakan aplikasi CRM Opensource untuk memenuhi tujuan kepuasan konsumen, serta biaya yang relatif murah.

2. Spesifikasi Minimum yang diperlukan

Untuk melakukan instalasi SugarCRM, dibutuhkan perangkat berupa komputer maupun laptop, dengan spesifikasi sebagai berikut:

1. Processor minimum Pentium 3 (500MHz), disarankan mulai dari 800MHz ke atas.

2. Perangkat memiliki VGA minimum 64MB.

3. Perangkat memiliki motherboard, monitor, mouse, keyboard, serta peralatan peripheral yang dibutuhkan.

4. Memiliki LAN Card, dan wireless card standar pada perangkat (Spesifikasi ini Optional, jika SugarCRM ingin terhubung ke jaringan).

5. Terinstall sebuah sistem operasi: Linux, Windows, Mac OS, Free BSD, dan lainnya.

6. Terinstall PHP, MySQL, dan Java Script. Agar lebih mudah, cukup install sebuah aplikasi web server seperti XAMPP, LAMP, dan sejenisnya.

7. Terinstall Web Browser yang berbasis GUI dan mendukung PHP, MySQL serta JavaScript, disarankan Google Chrome.

3. Panduan Installasi pada XAMPP Windows

Untuk memudahkan proses instalasi, sebelum melakukan proses instalasi SugarCRM, lakukan langkah-langkah berikut:

1. Siapkan file SugarCE-6.5.16.zip

2. Taruh file ke dalam folder “C:\xampp\htdocs”, lalu extract pada folder tersebut, ubah nama folder menjadi SugarCE.

3. Jalankan program XAMPP pada Windows dan aktifkan Apache Server dan MySQL Server

4. Buka web browser dan masukkan alamat http://localhost:81/SugarCE pada address bar web browser.

5. Tampilan utama SugarCRM saat melakukan penginstalan, langsung kita klik Next saja.

Gambar 2 Tampilan utama SugarCRM

6. Selanjutnya, kita akan di perlihatkan “Required System Components”, “Initial System Check”, dan “Typical/Custom Install”, langsung kita Next saja.

Gambar 3 Ready to Install

7. Centang “I Accept” pada License Acceptance, lalu klik Next.

Gambar 4 License Acceptement

8. Pilih Typical Install, untuk install secara cepat, atau Custom Install supaya bisa di atur terlebih dahulu apa saja yang ingin di install. Disini saya memilih Typical Install.

Gambar 5 Installation Options

9. Pilih Database Type yang digunakan. Disini saya menggunakan MySQL (mysqli extension).

Gambar 6 Database Type

10. Pada menu “Database Configuration” Isi data sebagai berikut:

- Database Name : sugarcrm

- Host Name : localhost atau 127.0.0.1

- Database Administrator Username : root (samakan dengan user phpmyadmin anda)

- Database Admin Password : 123456 (samakan dengan pass user phpmyadmin anda)

- Klik Next

Gambar 7 Database Configuration

11. Pada halaman “Site Configuration” Isikan data sebagai berikut:

- Sugar Application Admin Name : tiset (boleh bebas untuk nama admin)

- Sugar Admin User Password : 123456 (boleh bebas untuk pengisian password)

- Re-enter Sugar Admin User Password : 12346

Gambar 8 Site Configuration

12. Terakhir, pada “Confirm Setting” cek apakah semuanya sudah OK, jika sudah, bisa langsung kita install

Gambar 9 Confirm Setting

Pada pilihan IMAP dan Upload biarkan terjadi warning, klik Install untuk melakukan proses Penginstallan.

13. Selamat, SugarCRM sudah terinstall pada komputer anda, lanjut Next untuk melanjutkan.

Gambar 10 Perform Setup

14. Login ke SugarCRM

Gambar 11 Login SugarCRM

Masukkan Username dan Password yang telah dibuat pada langkah (11), kemudian masuk dengan klik Log In.

15. Setelah Login berhasil, maka akan muncul tampilan “Welcome to Sugar!” Langsung klik Next.

Gambar 12 Welcome to Sugar!

16. Masukkan Identitas pada “Your Information”

Gambar 13 Informasi Data Diri

17. Isi informasi data lokasi pada “Your Locale” seperti Time Zone, Currency, dan lainnya.

Gambar 14 Your Locale

18. Setelah semua selesai di konfigurasi, maka akan muncul halaman Konfirmasi Sistem: “You are ready to use Sugar!”. Pada halaman ini juga menyajikan sejumlah menu yang dapat diguakan pada SugarCRM nantinya. Klik Finish untuk melanjutkan ke halaman utama.

Gambar 15 You are ready to use Sugar!

19. Tampilan utama dari SugarCRM

Gambar 16 Tampilan utama web SugarCRM

4. Konfigurasi Sistem

1. Setting Email

Agar email kita bisa terkoneksi ke gmail (bisa mengirim dan menerima email) maka kita harus mengkonfigurasi SMTP di menu “Admin” > “Email Setting”.

Gambar 17 Menu Email Setting

Gambar 18 Setting Konfigurasi email

- Ubah “From” Address menuju email gmail kita

- SMTP mail Server ubah menjadi “smtp.gmail.com”

- Username kita masukkan email gmail kita

- SMTP Port ubah ke 587

- Enable SMTP menjadi TLS

Gambar 19 Contoh Test Email

2. Management Password

Untuk melakukan pengelolaan dan konfigurasi keamanan pada SugarCRM, maka kita harus memanage data password di Menu “Admin” > “Password Management”.

Gambar 20 Password Management

Gambar 21 Menu Password Management

- User Reset Password digunakan pada saat user lupa password dan akan langsung link ke email masing-masing

- System-Generated Passwords

- Email Templates

3. User Management

Digunakan untuk mengelola data username dan password dan juga bisa melihat semua pengguna SugarCRM. Masuk ke Menu “Admin” > “User Management”.

Gambar 22 User Management

Gambar 23 Menu User Management

- Dari sini kita bisa melihat “Name”, “Username”, “Title”, “Department”, “Email”, “Phone”, “Status”, dan “System Administrator”.

- Untuk menambahkan user baru klik “Create New User”.

Gambar 24 Create New User

- Isi data user yang akan di tambahkan sesuai dengan data yang ada.

Gambar 25 Menambah User Baru

Gambar 26 User telah ditambahkan

5. Panduan Penggunaan SugarCRM

1. Sales Account

Pada sub menu ini berfungsi melihat semua akun yang berkaitan dengan Billing Address (pembayaran/tagihan) maupun Shipping Address (pengiriman pesanan barang.

Gambar 27 Menu Sales Account

Dari sini terlihat bahwa kita belum menambahkan akun di Sales Account ini, untuk menambahnya kita bisa klik di ”Create Account”.

Gambar 28 Create Sales Account

- Isikan data sesuai dengan data Customer Anda. Jika sudah klik save.

- Klik View Accounts jika kita ingin melihat user yang telah kita tambahkan sebelumnya.

- Jika kita ingin menambahkan dalam jumlah banyak user, kita bisa menggunakan sub menu “Import Account” dengan cara mengimpor dari file dokumen (Download Import File Template) untuk membantu membuat file dokumen yang akan diimpor.

Gambar 29 Download Import File Template

Gambar 30 Confirm Import File Properties

Gambar diatas saat kita telah selesai mengimpor file Sales Account.

2. Menu Campaigns Online

Pada sub menu “Marketing” > “Campaigns” digunakan untuk membuat iklan atau kampanye secara online terkait usaha bisnis dari perusahaan anda sendiri. Campaigns tersedia dalam 9 sub menu actions, diantaranya:

- Create Campaign (Wizard)

- Create Campaign (Classic)

- Create Campaigns

- View Newsletters

- Create Email Template

- View Email Template

- Set Up Email

- View Diagnostics

- Create Lead Form

Gambar 31 Sub Menu Campaign

Contoh disini saya akan membuat Campaign Wizard, yaitu karna mudah untuk membantu pembuatan campaigns. Contoh dipilih opsi Newsletter, lalu klik Start.

Gambar 32 Campaign Wizard

Isi form Campaign Header sesuai dengan data pada campaign yang anda akan buat (Name, Status, Start Date, End Date, Assigned to, Frequency, Description).

Gambar 33 Form Campaign Header

Isi form data Campaign Budget juga harus sesuai dengan data campaign yang anda akan buat.

Gambar 34 Form Campaign Budget

Isi Nama Tracker dengan nama kita lalu URL dengan alamat website kita yang akan kita campaign.

Gambar 35 Campaign Tracker

Jika sudah selesai, kita bisa melihat di View Campaigns.

Gambar 36 View Campaign

3. Email Template

Sub menu yang berfungsi untuk membuat template email yang sering digunakan oleh bagian Marketing. Klik Create New Template untuk membuat template baru.

Gambar 37 Menu Email Template

Isi Name, Type, Subject, Signature pada body email kemudian klik Save.

Gambar 38 Create Email Template

Untuk melihat Email Template yang sudah dibuat, klik View Email Templates

Gambar 39 View Email Template

Set Up Email pada “Marketing” > “Campaign” berfungsi untuk membantu dalam melakukan konfigurasi sistem agar campaign yang telah kita buat, bisa kita kirim melalui email.

Gambar 40 Set Up Email

Isi Form Name, Mail Transfer Agent, From Address, SMTP Server, dan lainnya. Kemudian klik Next untuk membuat New Mail Account.

Gambar 41 Email Setup for Campaigns

Isi Form sesuai pada data yang kalian buat.

Gambar 42 New Mail Account

Terakhir, save setting email yang telah muncul di laman summary.

Gambar 43 Summary Email Setup

4. Menu Support Cases

Pada menu ini berfungsi untuk membantu dalam mengelola beragam kasus beserta solusi, tingkat kesulitan, status dan pengirimnya.

Terdapat Sub Sub Menu diantanya: Search Cases, Create Case, View Case, Edit Case, Delete Case, dan Import Case.

Gambar 44 Menu Support Cases

Karena Cases kita masih kosong, maka kita akan membuat sebuah case. Di Sub Menu Create Case berfungsi untuk membuat/menambahkan suatu kasus atau case.

Isi data Case sesuai dengan data yang dibuat. Selanjutnya klik tombol Save.